Sammlungsprogramme

[buedes]

Hallo Sammlerkollegen!

Bin auf der Suche nach einem geeigneten Sammlungsprogramm. Denn so langsam - auch mit zunehmender Alters-Vergesslichkeit - verliere ich den Überblick über meinen Fundus hier.
Mit welchen Programmen arbeitet ihr. Kann mir jemand in dieser Hinsicht einen Tipp, eine Empfehlung geben?

Gruß, Horst

[Georg]

Hallo Horst,
wie so oft, gibt es da zwei Schulen, in die sich die Menschheit aufteilt:
Die Dichter, die selbst Tabellen in Word schreiben,
und die Denker, die selbst Gedichte in Exel niederlegen. :=)
Im Ernst: Tabellenkalkulation oder für schwere Fälle ein Datenbankprogramm.
Ich würde mit einer Tabellenkalkulation mal anfangen, und dabei die
Strukturen und Hierarchen entwickeln.
Das ist nämlich das Wichtigste, ob man dann per Karteikarte oder Exel
arbeitet, ist sekundär.
Gruß
Georg

[buedes]

Hallo Georg,
es soll schon nicht nur ein Verzeichnis werden, sondern ein Arbeitsprogramm mit Möglichkeiten zu detailierter Einsichtnahme und Suchmöglichkeit.

für meine Schule hatte ich vor vielen Jahren mal ein Inventarprogramm auf der Basis von Access geschrieben. Solche Arbeit möchte ich mir aber nicht mehr antun. Unter heutigen Verhältnissen lohnt sich so etwas auch nicht mehr.

Jetzt habe ich es erst mal mit "Adlib Museum Lite 4.1" versucht, einfach weil es kostenlos ist. Bei diesem Programm, das sich am Museums- Standard orientiert, wird auch damit geworben, dass es sich genauso für private Sammlungen eignen würde.

Für meine Anforderungen ist es jedoch völlig ungeeignet, weil es feste Strukturen vorgibt, die nicht genau passen, die sich aber auch nicht verändern lassen. Zwar können Bilder ganz gut und zahlreich integriert werden, jedoch nicht andere Dateien. Und gerade letzteres ist wichtig, da man ja schon vieles in eigenen Verzeichnissen angelegt hat. Auch mit gescannten Texten, Handbüchern usw., kann das Programm überhaupt nicht umgehen.

Und die vielleicht für Institute wichtige äußerst penible Verwaltungsdokumentation, wer was wann wo eingetragen oder geändert hat, ist für mich einigermaßen nutzlos.
---Das war also nichts.

Gruß, Horst

[buedes]

Nach erfolgversprechendem Testen der Demoversion habe ich kurz entschlossen das Pogramm "SammlerScout" gekauft (20,00€). Und ich muss sagen, mein erster Eindruck ist durchaus positiv. Hier mal die erste Seite:



Gruß, Horst

[buedes]

Weitere Testergebnisse zum Sammler- Scout:

Das Backup ist so gelöst, dass bei Programmstart automatisch ein neues Backup in ein vorher bestimmbares Verzeichnis angelegt wird. Dabei kann man wählen, ob das täglich, wöchentlich usw. oder auch überhaut nicht stattfinden soll. Weniger schön und für mich etwas undurchsichtig ist die Tatsache, dass manche Eintragungen automatisch abgespeichert werden, bei anderen jedoch eigens die Speichertaste gedrückt werden muss.

Die Eintragungsfelder auf der ersten Seite „Allgemeines“ sind weitgehend vorgegeben und die Feldbezeichnungen muss man so akzeptieren. Die beiden unteren „Beschreibung“ und „Bemerkungen“ sind aber kapazitätsmäßig nicht begrenzt (meine ich). Hier kann man vieles unterbringen und auch mit der Suchfunktion wieder finden.

Auf der zweiten Seite“Details“ kann man selbst jede Menge Felder einrichten. Jedoch ist hier die Kapazität auf 255 Zeichen beschränkt.

Die Funktion der Seite „Dateimanagement“ finde ich super. Hier kann man ganze Anleitungshefte reinbringen und auch jederzeit wieder sehr schnell aufrufen und damit arbeiten. Als einen Mangel hingegen sehe ich die Tatsache, dass man aus dem Programm heraus nicht direkt verlinken kann.

Gruß, Horst

[buedes]

Bildmäßige Suchfunktion- ein Highlight des Programms

Beim Überfahren der Tabelle im unteren Teil des Hauptfensters mit der Maus erscheinen in der Mitte des Bildschirms in einem sofort aufgehenden, gesonderten Fenster hintereinander die Haupt-Abbildungen der gerade berührten Datensätze. Da diese Anzeigen ohne Verzögerung sofort auftauchen, kann man sich so blitzschnell einen optischen Überblick über seine Sammlung verschaffen. Bildhafte Eindrücke kann man ja bekanntlich schneller aufnehmen als den Text überfliegen. Insofern finde ich diese Funktion einfach Spitze.



Den Mauszeiger, der jetzt auf Datensatz Nummer 17 stehen sollte, sieht man hier nicht, eine Eigenart des verwendeten Schnappschuss- Programms.

Gruß, Horst

[buedes]

Hallo Sammlerkollegen!

Nach umfangreichem Austesten aller Möglichkeiten, die das Programm bietet, bin ich nun gerade dabei, die zum Erfassen der Daten geeigneten Felder anzulegen. Ich denke mal, das wichtigste Kriterium dafür muss eine optimale Suchmöglichkeit sein. Insbesondere dafür gilt es nun möglichst relevante Felder vorzusehen. Bisher habe ich drin:
Bezeichnung
Hersteller
Herstellungsdatum
Bezugsquelle
Eingangsdatum
Aufbewahrungsort
Sachgebiet
Fehlteile
Doppel-Teile
zugehörige Dokumente
Aufbewahrungsort der Dokumente
externe Informationen

Habe ich noch was vergessen?

Gruß, Horst

[JuergenK]

Hallo Horst,

vielleicht ein Feld für externe Informationen? Wenn zu dem archivierten Teil beispielsweise im Internet oder anderswo (z.B. Fachbuch xy, Seite zz) etwas zu finden ist, wird man die Fundstelle spätestens dann wieder vergessen haben, wenn man sie benötigt...

JuergenK

[buedes]

...nicht schlecht Jürgen,

kann man brauchen. Das Feld habe ich oben gleich mal ergänzt

Gruß, Horst

[buedes]

Weitere Features vom SammlerScout

1.) Sichere Speicherung

Die weiter oben schon angesprochene automatische Backup- Funktion stellt doch einen erheblichen Sicherheitsfaktor dar.

Allerdings muss man die vorhergehenden Backups dann selbst wieder löschen, was bei dem nicht unerheblichen Speicherbedarf des Programms auch ratsam ist. Ähnlich wie bei MS-Access werden alle in die Datenbank übernommenen Bilder und Dateien irgendwie komprimiert innerhalb des Programms abgelegt. Man hat es deshalb nur mit einer einzigen Gesamtdatei zu tun.

2.) Veränderung der Aufnahmekapazität der Felder auf der 2. Seite

Auf Anfrage teilt mir die Firma mit, dass es mit einer bestimmten Anweisung möglich ist, das Fassungsvermögen der Felder auch über die voreingestellten 255 Zeichen hinaus zu vergrößern.

Wenn ich das jetzt allerdings recht bedenke, erscheint mir diese Option doch nicht so sinnvoll zu sein, weil in den meisten Feldern nur wenige Daten schlagwortartig einzutragen sind. Sollte einmal mehr Platz benötigt werden, kann man ja ein Zusatzfeld kreieren. So ist das auch beim „Adlib Museum“ gemacht gewesen.

3.) Eingabe einer Zeitspanne

Bei den Datumsfeldern „Herstellungsdatum“ und „Kaufdatum“ ist man auf vorgegebene Eingaben-Modi angewiesen. Diese sind 10.11.2012 oder 11/2012 oder 2012. Eine „von- bis“- Eingabe ist wegen der eingebauten Arbeitsweise der Suchfunktion leider nicht möglich, wurde mir mitgeteilt. Naja, damit kann ich leben.

Gruß, Horst